Wanneer je nu een bureau zou binnenlopen zou je wellicht het volgende tegenkomen: een laptop, post-its, een pen, potlood, markeerstift en een doos met labels en barcodes. Dat laatste lijkt misschien wat vreemd, maar dat is het in geen geval. Enveloppen moeten geadresseerd worden, artikelen geprijsd, orders gelabeld, kortom...er wordt heel wat 'afgelabeld'. Zonder de juiste labels of barcodes zouden brieven verkeerd verstuurd en pakjes fout afgeleverd worden.
Een label of anders gezegd een kaartje of stukje tekst met de nodige informatie wordt vooral gebruikt wanneer er een soort van standaardinformatie moet worden gebruikt. Bijvoorbeeld: wanneer je telkens opnieuw het zelfde adres op een brief moet schrijven is het handiger om dat adres op labels te laten drukken. Wanneer je dat doet ben je het wereldje van labeling binnengestapt, mits de aankoop van een labelprinter kan je meteen van start. Bij je volgende brief moet je dan enkel nog het label plakken en klaar! Op die manier gaat het niet alleen sneller, je vermijdt zo ook schrijf-of-typfouten.
Een barcode is dan weer een code van zwart-witte lijntjes of blokjes waarmee een product kan worden geïdentificeerd. Dit lijkt misschien allemaal wat abstract om te gebruiken binnen een organisatie maar dat is het gelukkig niet. Wanneer je op dagelijkse basis tientalle pakjes moet versturen kan het wel eens voorvallen dat pakjes verwisseld worden omdat de naam van het pakje eerder op een binaire code lijkt dan op een beschrijving. Gelukkig bestaat er hiervoor een oplossing. Met een barcode hoeft je niet eens meer te kijken naar de naam. Je gaat gewoon met je scanner over de barcode en daar kan je perfect aflezen wat het is en waar het pakje naar toe moet. Omdat de barcodes ook vooraf geprint worden, in tegenstelling tot individueel gedrukte productnamen, is de kans op schrijf-of-typfouten ook hier kleiner.
Zo zie je maar dat het plakken van een label of een barcode een groot verschil kan maken binnen een organisatie. Je kan zo niet alleen veel tijd besparen, maar labels en barcodes besparen ook geld omdat ze de oorspronkelijke menselijke fouten beperken tot een minimum.