Gemeente Maastricht vervangt pauzesoftware voor CtrlWORK, efficiency software



Hieronder treft u een interview met Joos Frissen, Rolf Pachen en Esther Weijenberg van de Gemeente Maastricht.

Joos Frissen is arbocoördinator en onder andere verantwoordelijk voor de uitvoering van het gemeente brede Arbobeleid (arbeidshygiëne, preventie, ergonomie en veiligheid). Rolf Pachen is functioneel- en applicatiebeheerder en zeer nauw betrokken bij de uitrol en implementatie van CtrlWORK. Esther Weijenberg is communicatie adviseur, zij is betrokken bij de interne communicatie richting medewerkers.

Tot voor kort maakte de Gemeente Maastricht gebruik van pauzesoftware. Welke pauzesoftware?
Joos Frissen: “Van 2004 tot begin 2012 hebben we gebruik gemaakt van WorkPace pauzesoftware. Destijds hebben we vanwege de opkomende RSI klachten gekozen voor deze pauzesoftware programmatuur.”

Wat waren de gebruikerservaringen met deze pauzesoftware?
Joos Frissen: “Medewerkers met klachten hadden wel baat bij deze anti-RSI software, maar mensen zonder klachten vonden het zeer lastig, omdat ze in hun ogen onnodig pauzes kregen opgelegd.”

Rolf Pachen vult aan: “WorkPace was niet echt populair onder onze medewerkers. Sommige collega‘s liepen werkelijk gillend het gebouw uit als WorkPace hun PC blokkeerde. We stapten dan ook vrij snel af van het verplichte gebruik. Medewerkers die behoefte hadden aan een dergelijke strenge tool, konden WorkPace op verzoek aanvragen bij onze ICT afdeling.”

Waarom heeft Gemeente Maastricht gekozen voor CtrlWORK?
Joos Frissen: “Wij werden door ErgoDirect tijdens een van hun seminars geattendeerd op CtrlWORK als moderne opvolger van pauzesoftware. Kort daarna volgde een inhoudelijke presentatie door een van hun Account Managers. Ik was meteen enthousiast. Het toeval wil dat we ons op dat moment reeds aan het oriënteren waren op een andersoortige tool. En CtrlWORK kwam voor ons precies op het goede moment.”

Joos Frissen voegt daaraan toe: “We kregen van ErgoDirect een interessant CtrlWORK overstap aanbod, waardoor de keuze snel was gemaakt.”

Hoe verloopt een dergelijk overstap traject?
Rolf Pachen: “Na een telefonische intake met een van hun IT consultants zijn we gestart met de technische acceptatie test. Dit is een soort van impact analyse in onze IT test omgeving die kijkt of CtrlWORK niet botst met bestaande applicaties. ErgoDirect stelt hiervoor de CtrlWORK software voor een geruime tijd ter beschikking middels een tijdelijke licentiesleutel.”

Rolf Pachen vervolgt: “Nadat CtrlWORK technisch akkoord werd bevonden zijn we gestart met een kleine testgroep van 12 personen, bestaande uit o.a. mijzelf, Joos Frissen en andere key users binnen de gemeente. Deze test duurde 6 weken in totaal. Na een intern evaluatiemoment hebben we besloten de pilot uit te breiden naar zo‘n 80 deelnemers.

Deze laatste test had twee doelstellingen, die beiden overigens zijn gerealiseerd. Ten eerste een technische, om te beoordelen of CtrlWORK zich staande hield met meerdere users tegelijk en of het principe ´â€˜roaming profiles‘‘ werkte. Immers de Gemeente Maastricht maakt gebruik van een flexwerk concept waarbij beeldschermwerkers kunnen kiezen uit verschillende soorten (flex)werkplekken. Als een gebruiker in de ochtend werkt op computer A en in de middag op computer B, moet de CtrlWORK data en profiel informatie ook ´â€˜technisch verhuizen‘‘ met de gebruiker.

Ten tweede had de pilot een inhoudelijke reden, maar daar kan Joos meer over vertellen.”
Joos Frissen: “We wilden onze medewerkers zelf CtrlWORK laten beleven. Wij waren, op basis van de eerste pilot, wel overtuigd, maar nu de medewerkers zelf nog. De bedoeling was om de ervaringen van pilotdeelnemers te gebruiken in onze communicatie richting de medewerkers bij de CtrlWORK live gang.”

Wat waren de belangrijkste pilotbevindingen?
Joos Frissen: “De meest gehoorde reactie van gebruikers was: CtrlWORK is veel gebruiksvriendelijker in vergelijking met pauzesoftware. Dit was mijn ervaring zelf ook. CtrlWORK wekt door haar eigen regie model juist geen irritatie op, exact wat de pauzesoftware wel deed. Bij CtrlWORK word je op een subtiele wijze bewust gemaakt van je beeldschermwerkgedrag. Via het persoonlijke feedbackscherm krijg je informatie en inzichten over gezonder en slimmer beeldschermwerk. Deze informatie zorgt ervoor dat je als werkgever kunt voldoen aan de informatie-, zorg-, en borgplicht inzake verantwoord beeldschermwerk.”

Esther Weijenberg, zelf ook actieve gebruiker: “Het mooie aan CtrlWORK is dat de software komt met profiel adviezen. Dit zorgt ervoor dat je nooit een te streng regime krijgt voorgeschoteld. Daarnaast biedt CtrlWORK de mogelijkheid om laagdrempelig een interventie te negeren, later word je via het persoonlijk feedbackscherm wel hierop geattendeerd. Maar altijd op een vriendelijke en subtiele wijze.”

Quote van een pilotdeelnemer: “Ik heb in CtrlWORK het profiel Pro ingesteld. In vergelijking met de oude pauzesoftware krijg ik met dit profiel minder onnodige meldingen. Nu krijg ik ongeveer 2 tot 3 keer per dag een melding om even te pauzeren als ik te lang aaneengesloten met toetsenbord of muis bezig ben. Dit ervaar ik als prettige interventies. Veel collega‘s vonden de oude WorkPace software niks door de te veel meldingen.”

Wat zijn in uw ogen de belangrijkste verbeteringen ten opzichte van de oude pauzesoftware?
Joos Frissen: “In mijn ogen zijn dat 4 zaken:
1. CtrlWORK is gebruiksvriendelijker. Omdat de software uit gaat van eigen regie. Mensen hebben met CtrlWORK zeggenschap over hun werkzaamheden en de PC.
2. CtrlWORK zorgt op een subtiele wijze voor inzicht en bewustwording, zonder daarbij bestraffend te zijn.
3. CtrlWORK gaat verder dan alleen gezond beeldschermwerk. Gebruikers krijgen namelijk ook slimmer werken-tips over o.a. sneltoetsen, time management, email management, werkhouding aangereikt.
4. CtrlWORK biedt de mogelijkheid om bedrijfsspecifieke tips en adviezen op te nemen, waardoor het tevens een communicatie portaal wordt.”

Esther Weijenberg: “ErgoDirect is erin geslaagd om de inhoud van interventies aantrekkelijk en niet opdringerig te maken. De korte tips als ´â€˜rek je uit‘‘ en ''verander je focus'' zorgen toch iedere keer weer voor een glimlach en opvolging van deze adviezen.”

Wat vond u van de ondersteuning vanuit ErgoDirect tijdens de implementatie van CtrlWORK?
Joos Frissen: “We hebben zeer prettig samengewerkt. ErgoDirect is op sommige momenten ook geduldig geweest. Elke stap in een proces heeft nu eenmaal tijd nodig.”

Rolf Pachen: “Omdat CtrlWORK voor ons een nieuw programma was hebben we gebruik gemaakt van hun expertise en diensten. De contacten met hun vaste IT contactpersoon verliepen voorspoedig.”

Welke plaats neemt CtrlWORK in binnen het huidige Arbobeleid?
Joos Frissen: “Gezond beeldschermwerk is een belangrijke pijler in ons Arbo masterplan. CtrlWORK is hierbij een belangrijke schakel. Bij elk werkplekonderzoek wijs ik mensen op de meerwaarde van CtrlWORK. Ik bekijk samen met de gebruiker de profiel instellingen en vink bij het tabblad tonen een aantal, voor de gebruiker, interessante tips aan. Een ieder kan er profijt van hebben, of je nu wel of geen last van klachten hebt. ”

Rolf Pachen: “Op elke PC wordt CtrlWORK standaard aangeboden. CtrlWORK is compleet geïntegreerd in onze IT-omgeving.”

Hebben jullie een advies voor organisaties die nog werken met pauzesoftware?
Rolf Pachen: “Ik zou meteen overstappen van pauzesoftware naar CtrlWORK. Ga voor het gebruiksgemak.”

Joos Frissen: “Helemaal mee eens. Met CtrlWORK zijn gebruikers eerder genegen om de adviezen en slimmer-werken-tips op te volgen.”



Comments are closed.
%d bloggers liken dit: